De coronacrisis dwingt je om creatief om te gaan met nieuwe medewerkers. Van het sollicitatieproces tot het inwerkprogramma: alles vergt een andere aanpak en nieuwe manier van denken. Een inwerkprogramma op afstand is in de huidige situatie voor vele bedrijven dé oplossing. Maar hoe verloopt dit proces precies en waar moet je als werkgever allemaal rekening mee houden?
Een goede voorbereiding is het halve werk
Voorafgaand aan de eerste werkdag moet er een hoop geregeld zijn voor het virtuele inwerkprogramma. Te beginnen bij het papierwerk. Houd rekening met het feit dat veel werknemers thuis geen scanner hebben. Maak het ze gemakkelijk en gebruik een digitale oplossing voor het invullen van papieren zoals DocHub. Een nieuwe medewerker inwerken op afstand is intensief, dus zorg voor een realistische planning. Loop door wat jouw nieuwe collega allemaal aan werkmaterialen nodig heeft en stuur deze op. Bedenk welke documenten hij of zij veel gaat gebruiken en bundel deze. Check vervolgens met iemand van de IT-afdeling of alle programma’s het doen en stuur informatie daarna tijdig op. Zo kan de werknemer alles rustig installeren en alvast een kijkje nemen. Vergeet ook niet de rest van de collega’s en afdelingen op de hoogte te brengen van de nieuwe aanwinst. Zo kan het hele team ervoor zorgen dat iemand zich sneller thuis voelt.
Het is een aanrader om jouw nieuwe werknemer welkom te heten met een leuk welkomstpakket. Denk hierbij aan een waterfles of mok van de zaak met daarbij een handgeschreven kaartje. Zo voelt jouw collega zich gelijk welkom!
Ondersteun in de eerste paar dagen
De eerste werkdag is normaal gesproken al enorm belangrijk, maar nu vereist dit voor je als werkgever nóg meer aandacht. Het is namelijk op afstand moeilijker om iemand op zijn of haar gemak te stellen. Besteed hier in de eerste paar dagen voldoende tijd aan. Je kunt de nieuwe werknemer bijvoorbeeld voorafgaand aan zijn start succes wensen. Hiermee laat je zien dat je uitkijkt naar zijn of haar komst en dat je bereikbaar bent. Kondig daarnaast degene aan op LinkedIn; laat iedereen weten dat je een nieuwe medewerker heeft waar je enthousiast over bent. Dat geeft jouw nieuwe collega vertrouwen.
Aan het einde van de dag is het verstandig om een call in te plannen om even de dag door te lopen. Probeer bij dit soort momenten zoveel mogelijk interesse te tonen en vraag naar de werkomstandigheden thuis. Je bent als werkgever nog steeds verantwoordelijk voor dit soort zaken. Mocht hij of zij bijvoorbeeld geen goede stoel hebben, ga dan in overleg om dit op te lossen.
Koppel een buddy aan de nieuwe werknemer
De eerste werkweken komt er enorm veel informatie op een nieuwe werknemer af die vaak veel vragen oproept. Waar kan ik belangrijke bestanden vinden? Hoe zit het met de lunch? Wat zijn de werktijden? En bij wie moet ik zijn voor vragen over IT? Met een onboarding traject op afstand kan een werknemer niet zomaar even binnenlopen bij een collega om deze vragen te stellen. Het is voor hem of haar daarom fijn om een vast aanspreekpunt te hebben. Deze rol kun je als werkgever zelf op je nemen, maar het is net zo handig om een andere collega daar verantwoordelijk voor te maken. Het is voor een nieuwe werknemer vaak een kleinere stap om een vraag te stellen aan een collega als aan ‘de grote baas’. Bovendien leert de nieuwe werknemer zo direct al een collega goed kennen! Je kunt ook een inwerkprogramma maken waarbij je zorgt dat de nieuwe medewerker iedere dag met een andere collega kennismaakt en optrekt in een bepaalde taak. Zo leert de medewerker veel over het werk maar ook over de werksfeer.
Evalueren is de sleutel tot succes
Aan het einde van de eerste week is het verstandig om een evaluatiemoment in te plannen. Hoe heeft de medewerker de eerste week van het inwerkprogramma ervaren? Zijn er werkzaamheden, processen of gesprekken die minder soepel gingen? Wat heeft de werknemer de komende tijd, op zowel korte als lange termijn, van ons als werkgever nodig? De antwoorden op deze vragen geven u inzicht in hoe u het gedaan hebt en waar nog ruimte is voor verbetering. Gebruik deze informatie en herstel waar nodig.
Het laatste traject en verder
Nadat de eerste week van de nieuwe werknemer achter de rug is, heeft een werkgever verschillende verantwoordelijkheden. In dit stadium is het van belang om het contact te behouden en een plan voor de toekomst op te stellen. Maak een plan van aanpak waarin duidelijke afspraken over de komende periode staan. Zo weten alle partijen waar ze aan toe zijn.
Na een week of 3 voert je nog eens een evaluatiegesprek met de medewerker. Doel van dit gesprek is de werknemer gerust te stellen en eventuele zorgen weg te nemen. Het is waarschijnlijk een inspannende, maar ook onzekere periode geweest. Het is een goed idee om behaalde successen van de medewerker, hoe klein of hoe groot ook, te benoemen. Deel deze resultaten niet alleen met de medewerker zelf, maar zeker ook met de rest van het team. Zo wordt de nieuwe medewerker bevestigd in zijn of haar goed afgeleverde werk. Tot slot is het goed om het inwerkprogramma op afstand te blijven monitoren, nu maar ook in de (nabije) toekomst. De veranderingen gaat in tijden van coronacrisis namelijk sneller dan ooit tevoren.
Heb je een vraag over werving en selectie? Het opleiden van personeel? Subsidies? Sociaal ondernemen? Of wil je gewoon even sparren? Met welk personele vraagstuk je ook zit: een deskundige accountmanager van het WSP helpt je in een persoonlijk gesprek verder. Onze helpdesk is bereikbaar op werkdagen tussen 9.00 uur en 17.00 uur via het telefoonnummer 085-1304062.
