Als ondernemer wil je het beste voor jouw collega’s. Vanuit het HR-vakgebied gezien weet je dat het van belang is dat medewerkers zich gehoord en gezien voelen binnen de organisatie. Weten wat er speelt, en dus inzicht hebben in processen en werkzaamheden, draagt daaraan bij. Want ondanks de alsmaar digitaliserende werkomgeving, blijft de werkdruk stijgen. In de blog nemen we je in 5 stappen mee naar een slimmer HR-proces met als doel: meer plezier op het werk.
1. Optimaliseren boven digitaliseren
Binnen iedere werkomgeving heb je er wel mee te maken: digitalisering en automatisering. Heel goed natuurlijk, maar ook dit traject kent grenzen. Wanneer je gaat digitaliseren om het digitaliseren en daarbij het oog verliest voor functionaliteit, dan weet je dat het tijd is om je werkprocessen eens onder de loep te nemen. Want, loopt het vernieuwde digitale HR-proces eigenlijk wel efficiënt? Dat het digitaal inzichtelijk, bestuurbaar en geautomatiseerd is, wil nog niet zeggen dat het soepel verloopt. Stap 1 gaat om het inhoudelijk optimaliseren van je werk. Waar lopen teams tegenaan? Werken zijn met dezelfde systemen? Hoe is de informatieoverdracht? En welke tools helpen daarbij? Optimaliseer deze vraagstukken om als organisatie wendbaar te blijven.
2. Begin bij het eindresultaat
Wanneer je een HR-proces optimaliseert of een nieuw HR-proces inricht begin je eigenlijk bij het einde. Het is belangrijk om als eerste inzichtelijk te hebben wat het eindresultaat van je HR-proces moet zijn. Waarom? Wanneer je een doel voor ogen hebt, is het makkelijk om te zien wat nodig is om dat doel te bereiken. Hiermee voorkom je onnodig extra werk, omdat je makkelijk ziet welke stappen overbodig zijn. Stel, je kijkt naar de productiviteit van je medewerkers. Wat moet dan het eindresultaat zijn om je medewerkers zo productief mogelijk te laten werken? Geef eerst antwoord op deze vraag voordat je aan de slag gaat. Kijk daarna wat nodig is om het werkproces in te richten. Goede tip: stel voor jezelf een afgebakende doelstelling op, bijvoorbeeld een SMART-doelstelling. Een ambitieuze doelstelling laat je creatief en kritisch naar je processen kijken.
3. Betrek het team
Als het goed is ben je stap 2 afgesloten met een opsomming van alle stappen die nodig zijn om het werkproces te optimaliseren. In stap 3 breng je alle stappen in het huidige HR-proces in kaart. Wie heb je daarvoor nodig? Alle betrokken medewerkers. Iedereen die een rol speelt in de dagelijkse gang van zaken nodig je uit om het proces in kaart te brengen. Dat klinkt logisch, en dat is het ook. Toch wordt in de praktijk vaak een plan opgesteld door het management, zonder enige input van collega’s. Daarmee maak je een cruciale fout, want wie kunnen beter vertellen wat zij dagelijks doen dan de collega’s zelf? Hiermee ondervang je ook werkzaamheden die ‘even snel tussendoor’ en ‘erbij’ worden gedaan, waar het management geen inzicht in heeft. Maar die werkzaamheden zijn wel degelijk van belang om het totale proces in kaart te brengen. Bovendien voelen je collega’s zich gehoord en serieus genomen.
4. Skip randzaken
Nadat je alle huidige werkzaamheden in beeld hebt, kun je naar het vervolg kijken. Dat wil zeggen: het proces optimaliseren. Hoe verloopt het nieuwe proces straks in één keer soepel? En hoe blijft het team bij de kern in plaats van randwerkzaamheden? Een kritische blik op het proces zelf is hiervoor benodigd. Letterlijk iedere stap in dit proces moet waarde toevoegen aan het eindresultaat: je doel voor ogen, zoals opgesteld in stap 2. Is dit niet het geval? Dan schrap je de taak. Een goed voorbeeld is en invoeren van gegevens in meerdere digitale systemen. Kan iedereen met hetzelfde systeem of op een andere manier met dezelfde data werken? Blijf scherp en durf te skippen. Hierbij is er geen goed of fout. Jij wilt je HR-proces zo inrichten dat onjuistheden in het vervolg worden voorkomen. En het voorkomen van fouten draagt weer bij aan plezier in het werk.
5. Een continu proces
En eenmaal het proces ingericht? Dan blijft optimaliseren een continu proces. Om als HR-team de kwaliteit van je werk te waarborgen is dit zelfs essentieel. Dit proces kost tijd en vraagt veel van je beheerorganisatie. Let daarom op de samenstelling van je team. Idealiter bestaat deze uit een proceseigenaar, processpecialisten, functioneel beheerders en een klankbordgroep. Blijf met elkaar en met collega’s in gesprek. Alleen zo ben je op de hoogte van wat er reilt en zeilt binnen de organisatie en stelt het je in staat om HR-processen daarop aan te passen. Je zult zien dat je medewerkers je dankbaar zijn!
Bron: hrpraktijk.nl
Heb je een vraag over werving en selectie? Het opleiden van personeel? Subsidies? Sociaal ondernemen? Of wil je gewoon even sparren? Met welk personele vraagstuk je ook zit: een deskundige accountmanager van het WSP helpt je in een persoonlijk gesprek verder. Onze helpdesk is bereikbaar op werkdagen tussen 9.00 uur en 17.00 uur via het telefoonnummer 085-1304062.
