Werkkostenregeling (WKR)
Via de werkkostenregeling (WKR) kun je als werkgever onbelaste vergoedingen aan jouw werknemers geven. Denk aan gereedschap, tablets, sportabonnementen of kerstpakketten. Lees hier meer over de werkkostenregeling.
Hoe werkt de werkkostenregeling?
Via de WKR kun je als werkgever onbelaste vergoedingen geven aan je medewerkers. Voorwaarde is wel dat het totale bedrag binnen de zogenoemde vrije ruimte blijft. Deze vrije ruimte wordt berekend aan de hand van de loonsom van al jouw medewerkers samen. In de vrije ruimte kun je per 2022 maximaal 1,7% van de fiscale loonsom tot en met €400.000 aan onbelaste vergoedingen verstrekken. Voor een loonsom hoger dan €400.000 kun je maximaal 1,18% besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor werknemers. Over alles wat je daarboven vergoedt, moet je 80% belasting betalen. Even een voorbeeld:
Stel dat de loonsom (= het totaal van lonen en sociale premies van een werkgever) € 600.000 bedraagt, dan is de vrije ruimte in 2022:
- 1,7% over de eerste 400.000 = € 6.800
- 1,18% over de overige 200.000 = € 2.360
In totaal kan er dus € 6.800 + € 2.360 = € 9.160 belastingvrij ingezet worden als vergoedingen voor personeel.
Welke vergoedingen en verstrekkingen vallen er onder de werkkostenregeling?
Onder de WKR vallen diverse vergoedingen en verstrekkingen, die zelfs niet altijd werkgerelateerd zijn, er gelden namelijk geen voorwaarden aan vergoedingen die binnen de vastgestelde marge – de vrije ruimte – vallen. Enkele voorbeelden:
- Kinderopvang op de werkplek
- Personeelsfeesten
- Vergoedingen voor thuiswerken (zoals apparatuur, bureaustoel, consumpties)
- Kerstpakketten
- Elektronica zoals een telefoon of tablet
- Bedrijfsfitness
- Gereedschap
- Geldbedragen zoals gratificaties en bonussen
Bepaalde vergoedingen vallen buiten de vrije ruimte, de zogenoemde gerichte vrijstellingen. Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn:
- Verstrekte reiskosten tot € 0,19
- Abonnementen voor het openbaar vervoer
- Het bieden van maaltijden bij overwerk
- Verhuiskosten vanwege het werk
- Aanvragen van verklaring omtrent gedrag (VOG)
- (Om)scholing
Valt de thuiswerkvergoeding ook onder de WKR?
Ja, om thuiswerken fiscaal goed te regelen, kunnen werkgevers vanaf 1 januari een onbelaste thuiswerkvergoeding bieden van maximaal 2 euro per dag. Deze vergoeding is bedoeld om kosten te compenseren die worden gemaakt tijdens het thuiswerken. Denk hierbij aan: water- en elektriciteitsverbruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier.
Hoe leg je de WKR vast in je administratie?
De Belastingdienst schrijft niet voor hoe je de WKR moet administreren. Een tip: reken aan het begin van het jaar je totale fiscale loonsom uit (en verander dit als iemand in of uit dienst treedt). Dan weet je precies wat je maximum is aan onbelaste vergoedingen. Houd goed bij wat je hiervan uitkeert. Maak keuzes en leg duidelijk vast waarom iets volgens jou wel en niet onder de WKR valt, dan sta je sterker in een discussie met de fiscus.
Goed om te weten: je mag vrije ruimte niet meenemen naar een volgend jaar. Heb je dus nog ruimte aan het einde van het jaar, dan kun je overwegen je personeel een extraatje te geven (een mooie kerstborrel).
Wil je meer informatie over de WKR of andere regelingen? Neem gerust contact met ons op. Wij helpen je graag verder!
