WSPNOB

Nieuws

Effectief vergaderen: 8 tips om vergaderingen zinvoller te maken

Vergaderen. Er bestaan voor- en tegenstanders van dit kantoorfenomeen. Vergaderingen verlopen vaak chaotisch, duren te lang of er worden vage besluiten genomen. Dit werkt demotiverend en kost bovendien bakken met geld. Toch kan vergaderen ook positief zijn. Samen kom je immers tot creatievere oplossingen en betere besluiten. Deze coronatijd is daarom het perfecte moment om uw vergaderstijl eens onder de loep te nemen. In dit artikel 8 tips voor effectief vergaderen!

1. Wees kritisch: is die vergadering echt nodig?

De allerbelangrijkste tip is om kritisch te zijn op de vergaderingen die u inplant. Plan alleen een vergadering als er ook daadwerkelijk over iets te vergaderen valt. Projectoverleggen staan vaak standaard elke week ingepland, zonder dat er nagedacht wordt of dat echt nodig is. Beoordeel al uw vergaderingen op doel, vorm, frequentie en deelnemers. Zo kunt u eenvoudiger beslissen of die vergadering nou écht nodig is.

2. Een goede voorbereiding is het halve werk

Wilt u effectief vergaderen? Bereid de vergadering dan goed voor. Maak een agenda en stuur deze naar de aanwezigen. Bepaal vooraf welke doelen u wilt behalen met het overleg. Moet er een beslissing gemaakt worden? Is het een brainstorm? Worden de taken verdeeld? Door voorafgaand aan de vergadering het doel te benoemen, werkt u daar samen met de aanwezigen naar toe. Houd ook in de gaten dat er niet te veel afgeweken wordt van de agendapunten. Stay focused!

3. Begin op tijd

Of het nu gaat om een online vergadering of op een vergadering op kantoor: begin op de afgesproken tijd. Zorg dat u op tijd klaar zit op de vergaderplek. Of bel uw collega’s op het juiste moment in via Teams. Is iemand te laat? Begin dan alvast. Iedereen heeft waarschijnlijk een strakke planning en het is niet fijn als deze planning door een laatkomer in de soep loopt.

4. Kies een voorzitter & notulist

Nog zo’n belangrijke tip: kies een voorzitter van uw vergadering. Iemand die zorgt dat alle agendapunten aan bod komen en de touwtjes strak in handen houdt. Een voorzitter is ook verantwoordelijk voor het in de gaten houden van de tijd (hierover meer bij tip 7!). Wijs ook een notulist aan die aantekeningen maakt en bijhoudt welke afspraken er gemaakt worden.

5. Voorkom technische problemen

Wilt u tijdens de vergadering gebruikmaken van een Powerpoint? Een YouTubevideo laten zien? Uw scherm delen via Zoom? Zorg dat u voorbereid bent en test voorafgaand of dit werkt. Check ook of u een goede internetverbinding heeft. Het zou zonde zijn als een groot deel van uw tijd verloren gaat aan het oplossen van technische problemen!

6. Creëer een veilige omgeving

In een goede vergadering voelt iedereen zich veilig genoeg om zijn of haar zegje te kunnen doen. Ook de mensen die minder zichtbaar zijn. De voorzitter speelt daar een grote rol in. Praat iemand te lang of te vaak, spreek diegene daar dan (op een vriendelijke manier) op aan. Is iemand lange tijd stil? Moedig diegene aan om te praten door actief naar zijn of haar mening te vragen.

7. Zorg dat de vergadering niet langer dan 1 uur duurt

Een effectieve vergadering duurt niet langer dan 1 uur. Een mens heeft een gemiddelde aandachtspanne van acht seconden. Een vergadering van een uur vergt dus al het nodige van uw deelnemers, laat staan een meeting van 2, 3 of 4 uur! Toch iets langer dan een uur nodig? Plan dan een pauze. Wilt u echt efficiënt vergaderen? Houd het dan bij 20 tot 30 minuten. Zeker online is dat lang zat. Online vergaderen kost namelijk nog meer concentratie en energie dan offline vergaderen.

8. Kies een keer een andere omgeving

Vergaderruimtes zijn vaak weinig inspirerend. Dit kan van grote invloed zijn op de effectiviteit van uw vergadering. Kies daarom eens een andere omgeving. Bijvoorbeeld een wandelvergadering in het bos. Vergadert u online? Spreek met alle deelnemers af dat ze eens in een andere ruimte in huis gaan zitten dan ze normaal doen. Goed voor de creativiteit!


Heeft u een vraag over werving en selectie? Het opleiden van uw personeel? Subsidies? De coronamaatregelen van de overheid? Of wilt u gewoon even sparren? Met welk personele vraagstuk u ook zit: een deskundige accountmanager helpt u in een persoonlijk gesprek verder. De telefonische helpdesk van het WSP is bereikbaar op werkdagen tussen 9.00 uur en 17.00 uur via het telefoonnummer 085-1304062.

Blijf op de hoogte

Nieuwsbrief

    Schrijf u in voor onze nieuwsbrief en ontvang eens per vier weken nieuws over subsidieregelingen, tips, en best-practises voor werkgevers in Noordoost-Brabant.