Thuiswerken: we doen het al ruim een jaar massaal. Hier en daar gaan we (gelukkig) ook weer wat vaker terug naar de fysieke locatie, maar helemaal terug naar ‘online’ werken gaat waarschijnlijk niet gebeuren. Dit zorgt voor veranderingen binnen jouw organisatie. Hoe pak je dit aan als werkgever? Waar moet je allemaal aan denken? En hoe bereid je jouw medewerkers hierop voor? Je leest het in dit artikel.
Wat is hybride werken?
Hybride werken is een constructie waarbij je medewerkers gedeeltelijk op kantoor en het andere deel thuiswerken. De coronacrisis heeft ervoor gezorgd dat deze vorm van werken een enorme sprong heeft gemaakt en de verwachting is dat we in dit in de toekomst op structurele basis blijven doen. Hierdoor is het verstandig om een doordacht plan op te stellen voor jouw organisatie. Denk hierbij aan protocollen, informatiebeveiliging en de inrichting van je kantoor.
Een aantal tips om hybride werken gemakkelijker te maken:
1. Zorg voor duidelijke afspraken
Waarschijnlijk heb je gedurende de coronaperiode veel uitdagingen gekend rondom planning, bereikbaarheid en het regelen van faciliteiten zodat al je medewerkers aan het werk konden. Een hybride vorm kent nieuwe uitdagingen. Zorg ervoor dat vooraf alles vastligt en dat collega’s weten hoe en wanneer ze elkaar kunnen bereiken. Door in gesprek te gaan met het team en alle belangen op een rijtje te zetten, kun je duidelijke afspraken maken. Ga ook in gesprek met je medewerkers over de behoeften. Hoeveel dagen wil iedereen op kantoor werken? En hoeveel dagen thuis? Dit kan per medewerker, team en afdeling verschillen, houd daar rekening mee!
2. Behoud fysieke momenten
Onderlinge verbinding is soms lastig te vinden als je medewerkers niet allemaal op dezelfde locatie aan het werk zijn. Het is daarom belangrijk om fysieke momenten te blijven plannen en elkaar te zien. Dit kan een zakelijke vergadering zijn, maar ook een informeel uitje is goed voor teambuilding.
3. Communiceer
Een veelvoorkomend probleem bij thuiswerken is dat informatie niet (goed) doorgegeven worden. Collega’s zijn hierdoor niet goed op de hoogte van wat er speelt binnen de organisatie en op deze manier kan verwarring of frustratie ontstaan. Blijf daarom communiceren. Neem medewerkers mee in de veranderprocessen. Vertel waarom het belangrijk is dat we op een andere manier gaan werken. Laat de urgentie zien. En geef ze een stem. Zo blijven medewerkers betrokken en aangehaakt. Het is ook slim om je interne communicatiemix te heroverwegen. Waren overleggen en live-sessies jouw voornaamste communicatiemiddel? Dan is het bijvoorbeeld slim om nu ook mail of intranet in te zetten.
4. Online reserveren van kantoorplekken
Een kantoorplek reserveren? Dat kan makkelijk via bijvoorbeeld werkplekbeheer in de cloud. Via dit soort systemen reserveren je werknemers online een plek en zo heb je direct overzicht van wie er wel en niet aanwezig zijn. Een praktische en snelle oplossing! Werk je in een klein team? Dan kan een simpel excel-bestandje ook werken. Zo weet iedereen van elkaar wie er wanneer op kantoor is.
5. Goed IT-beheer
Je maakt het vast vaak genoeg mee: er zijn technische problemen met laptops of computers van je team. Bij thuiswerken is het extra belangrijk om een goed IT-beheer te regelen. Op deze manier kunnen problemen makkelijk op afstand opgelost worden en kan het werk snel voortgezet worden.
Heb je een vraag over werving en selectie? Het opleiden van personeel? Subsidies? Sociaal ondernemen? Of wil je gewoon even sparren? Met welk personele vraagstuk je ook zit: een deskundige accountmanager van het WSP helpt je in een persoonlijk gesprek verder. Onze helpdesk is bereikbaar op werkdagen tussen 9.00 uur en 17.00 uur via het telefoonnummer 085-1304062.
