Veel mensen reizen met het openbaar vervoer of de auto voor hun werk. De meeste bedrijven kiezen ervoor om hun personeel hiervoor financieel tegemoet te komen in de vorm van reiskostenvergoeding. Dit is een vergoeding die werkgevers aan werknemers betalen om de kosten te dekken voor hun woon-werkverkeer. Welke regels zitten daaraan verbonden? En waar moet je rekening mee houden als werkgever? We zetten de belangrijkste punten voor je op een rij.
Wanneer heeft een werknemer recht op reiskostenvergoeding?
De hoogte van reiskostenvergoeding kan variëren op basis van factoren zoals afstand van woonplaats tot werk en het type vervoersmiddel. Elk bedrijf stelt zelf zijn beleid rondom reiskosten op. Een vergoeding voor de reiskosten is niet verplicht. Bij de meeste bedrijven hebben werknemers recht op reiskostenvergoeding als de enkele reisafstand boven een bepaalde drempel ligt, bijvoorbeeld meer dan 10 kilometer.
Voor welke vervoersmiddelen geldt reiskostenvergoeding?
In principe heeft het type vervoersmiddel geen invloed op de reiskostenvergoeding. Werknemers kunnen zelf bepalen met welk vervoersmiddel ze reizen. Een werkgever kan wel de keuze maken op welke manier de reiskosten vergoed worden. Dit kan een vergoeding zijn op basis van het aantal kilometers die iemand aflegt of een vergoeding voor de daadwerkelijk gemaakte kosten. Ook kan een werkgever bepaalde (duurzame) keuzes stimuleren, door bijvoorbeeld een hogere vergoeding voor ov-gebruikers uit te keren.
Hebben werkgevers een belastingvoordeel met het uitbetalen van reiskostenvergoeding?
Reiskostenvergoeding is aftrekbaar bij de Belastingdienst. Dat betekent dat dat dus een belastingvoordeel oplevert voor werkgevers. Hier zitten wel regels aan verbonden: er is vastgesteld dat een werkgever maximaal 21 cent per kilometer mag vergoeden, om in aanmerking te komen voor onbelast uitbetalen. Alles boven die 21 cent wordt beschouwd als loon, waar dus wel belasting over betaald moet worden. De verwachting is dat dit bedrag in 2024 verder stijgt naar 23 cent per kilometer. Let op! Deze regels zijn geldig voor de vervoersmiddelen auto, fiets of scooter. Reist jouw werknemer met het openbaar vervoer? Dan kan je de totaalkosten belastingvrij vergoeden.
Contact met WSP
Het WSP Noordoost-Brabant is jouw partner in personeelsvraagstukken, arbeidsmarkt, regelgeving en subsidies. Wij voorzien jou en andere werkgevers in de regio graag van advies en ondersteuning. Onze deskundige adviseurs helpen je in een persoonlijk gesprek graag verder. Onze helpdesk is bereikbaar op werkdagen tussen 09.00 uur en 17.00 uur via het telefoonnummer 085 – 1304062.
