De fiscale werkkostenregeling – afgekort WKR – maakt het mogelijk om als werkgever onbelast vergoedingen te geven aan jouw medewerkers. Bij deze zogenoemde ‘vrije ruimte’ komt ook de gebruikelijkheidstoets om de hoek kijken. In de gebruikelijkheidstoets is opgenomen wat je wel en niet onder de vrije ruimte mag invoeren. Essentiele informatie. Daarom zullen wij even jouw geheugen opfrissen hoe het ook alweer zit met deze toets.
Onbelaste vergoedingen
Alle vergoedingen, met uitzondering van de WKR, die je aan jouw werknemers geeft noteert de Belastingdienst als belastbaar loon. De WKR stelt je als werkgever in staat om jaarlijks maximaal 1,2% van de totale fiscale loonsom te gebruiken voor onbelaste vergoedingen, zoals een auto van de zaak. Over deze fiscale vrije ruimte betaal je géén loonbelasting. Over alle bedragen boven de vrije ruimte betaal je wél belasting. Over deze eindheffing van 80% hoef je geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (Zvw) of bijdrage Zvw te betalen of in te houden.
Vrije ruimte tijdelijk omhoog
Het kabinet verhoogt tijdelijk de vrije ruimte vanwege de aanhoudende gevolgen van de coronacrisis. Zo kun je jouw medewerkers in deze moeilijke tijden een hart onder de riem steken door middel van een cadeautje of bloemetje. Voor het jaar 2020 is de vrije ruimte eenmalig verhoogd naar 3% tot een bedrag van 400.000 euro.
Voldoen aan de toets
Wanneer je gebruik wilt maken van de gebruikelijkheidstoets krijg je te maken met de volgende zaken:
– het soort vergoeding en de hoogte ervan;
– de werknemer die de vergoeding ontvangt;
– werknemers in dezelfde functiecategorie moeten ongeveer dezelfde vergoeding krijgen;
– werknemers bij andere werkgevers in dezelfde sector moeten ongeveer dezelfde vergoeding krijgen;
– eventueel tariefvoordeel voor jouw belastingen.
Laatste tip
Let continu op of jouw vergoedingen nog voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. De bovengenoemde criteria zijn bepalend en wanneer een vergoeding niet voldoet aan deze eisen is deze niet ‘gebruikelijk’. Daarnaast is het slim om te letten op de omvang van alle onbelaste vergoedingen van één werknemer in één jaar. Ook hier geldt: wanneer je afwijkt van de criteria voldoe je niet aan de toets. Check dus geregeld jouw vergoedingen aan werknemers.
Heb je een vraag over werving en selectie? Het opleiden van personeel? Subsidies? Sociaal ondernemen? Of wil je gewoon even sparren? Met welk personele vraagstuk je ook zit: een deskundige accountmanager van het WSP helpt je in een persoonlijk gesprek verder. Onze helpdesk is bereikbaar op werkdagen tussen 9.00 uur en 17.00 uur via het telefoonnummer 085-1304062.
